Gestão
Quanto custa o “deixa que eu resolvo” do dono da clínica?
Cada aprovação rápida parece não custar nada, mas somadas viram horas do dono e equipe parada. Veja como descobrir quais decisões podem sair da sua mesa e como passar a primeira.
Por Aline Luana 4 min de leitura
Pedidos aguardando aprovação do dono, um relógio marcando 6 minutos por vez e um combinado em que a equipe decide a reposição de material
Você reservou meia hora para decidir se renova o contrato de uma sala. Antes de abrir a proposta, a recepção aparece pedindo autorização para repor material de escritório. O fornecedor é o de sempre, o preço está dentro do combinado e a compra cabe no orçamento.
Você diz "deixa que eu resolvo", faz o pedido e volta para o contrato. Foram poucos minutos. Mas, na semana que vem, quem vai cuidar da próxima compra?
Se a resposta é "eu de novo", o problema não é a compra. É que a decisão continua dependendo de você, mesmo quando a equipe já sabe o que fazer.
Quanto custam seis minutos por vez?
Faça uma conta com números fictícios:
- 5 decisões administrativas por dia;
- 6 minutos cada uma;
- 20 dias úteis no mês.
Isso dá 10 horas por mês. Se, só para planejar, você atribuir R$ 100 à sua hora de gestão, são R$ 1.000 do seu tempo gastos em aprovações que poderiam seguir sem você.
E essa conta ainda está incompleta, porque mede só o seu tempo. Para enxergar o resto do custo, pergunte à equipe o que ficou parado esperando enquanto você estava atendendo.
Por que a decisão continua chegando até você?
Durante uma semana, anote cada pedido que chega até você e, ao lado, por que precisou entrar na história. Na maioria das vezes, o motivo é um destes:
- Falta de informação: você sabia algo que a equipe não sabia.
- Falta de acesso: só você enxergava o orçamento ou o saldo.
- Falta de permissão: todo mundo sabia o que fazer, mas estava esperando o seu "pode".
Cada motivo pede uma solução diferente. Informação se resolve explicando o critério. Acesso se resolve mostrando onde consultar. Permissão se resolve combinando um limite claro.
Qual decisão a equipe pode assumir amanhã?
Volte à compra dos materiais. Ela é uma boa candidata porque se repete, tem fornecedor conhecido e cabe num valor previsível. Combine com a pessoa responsável:
- O que ela pode fazer sozinha: repor os itens da lista, com o fornecedor aprovado, dentro do limite mensal.
- Quando a decisão volta para você: se o preço mudar ou aparecer um item fora da lista.
- Onde conferir e onde registrar: mostre onde ver o saldo e combinem onde a compra fica anotada.
Assim a equipe não precisa adivinhar o que você faria, e você não perde de vista o que está sendo gasto.
Como saber se deu certo?
Na próxima reunião, revisem juntos o primeiro pedido feito desse jeito. Se a pessoa conseguiu decidir sozinha e sabe explicar o critério que usou, você acabou de tirar uma aprovação recorrente da sua agenda.
Depois, repita com o próximo pedido da sua lista. Uma decisão por vez, a clínica aprende a andar sem esperar por você.
Como o WCare ajuda nessa passagem
Delegar fica mais fácil quando a informação está no mesmo lugar para todo mundo. No WCare, a equipe consulta o financeiro e o estoque sem precisar perguntar para você, registra as compras e acompanha as tarefas em quadros com checklist e comentários, conforme os módulos contratados.
E, se você quiser ajuda para organizar essa rotina, a consultoria do WCare apoia na definição de quem registra o quê dentro do sistema e de quais relatórios acompanhar.