Termos de uso

Índice

1. Introdução
2. O que é o software WCare
3. Definições
4. Objeto
5. Cadastro, acesso e uso
6. Período de teste e cortesia
7. Planos, módulos, valores e pagamento
8. Atraso, suspensão e reativação
9. Vigência, cancelamento e exportação de dados
10. Responsabilidades da Persysten
11. Responsabilidades do usuário
12. Inteligência artificial
13. Módulos com regras próprias e serviços de terceiros
14. Limitação de responsabilidade
15. Propriedade intelectual
16. Proteção de dados pessoais
17. Disposições gerais

01. INTRODUÇÃO

Este documento define as condições gerais de uso da plataforma WCare, incluindo o acesso aos serviços de gestão de clínica, regras de utilização, direitos e obrigações do usuário.

Os serviços são oferecidos pela Persysten Sistemas de Informação Ltda, pessoa jurídica de direito privado inscrita no CNPJ n. 20.780.964/0001-07, com sede em Timbó/SC, doravante denominada “Contratada” ou simplesmente “Persysten”, proprietária e desenvolvedora do software de gestão de clínicas WCare, doravante denominado “WCARE”, disponível em wcare.com.br e seus subdomínios.

De outro lado, figura como contratante a PESSOA FÍSICA maior e capaz, ou a PESSOA JURÍDICA, que adere aos serviços do software, doravante denominada “usuário”, cujos dados cadastrais passam a integrar este Termo.

Todos os serviços relacionados ao WCare são regidos pelas cláusulas e condições abaixo, incluindo o acesso pelo site wcare.com.br e seus subdomínios, pelo sistema acessado no navegador (que pode ser instalado no computador ou no celular como aplicativo web) e pelas páginas públicas que o WCare gera em nome das clínicas, como links de pagamento, formulários enviados a pacientes, sala de teleconsulta e o site da clínica publicado em domínio próprio. Para o usuário, este Termo alcança também essas páginas. Pacientes, visitantes e interessados que as utilizam não são parte deste Termo.

Na contratação pelo site, o aceite eletrônico deste Termo e da Política de privacidade é feito no cadastro, ao marcar a opção correspondente. Ao aceitar o presente documento, o usuário declara que o leu atentamente e concorda em se submeter integralmente às suas condições. Caso não esteja de acordo, deverá descontinuar o acesso.

Este Termo deve ser lido em conjunto com a Política de privacidade, com a Política de cookies e com as condições da contratação: o plano, o ciclo, os itens e o valor exibidos no momento da contratação pelo site, ou a proposta comercial aceita pelo usuário, quando a contratação é feita com um consultor.

02. O QUE É O SOFTWARE WCARE

2.1. O WCare é um sistema informatizado para gestão de clínicas e consultórios, ofertado como software como serviço (SaaS) e acessado pela internet, sem instalação local.

2.2. O software é destinado a auxiliar profissionais de saúde no gerenciamento da clínica e na interação com seus pacientes, do cadastro à prescrição. Suas funcionalidades são organizadas em módulos, como agenda, pacientes e prontuário, financeiro, contratos, estoque, relatórios e a Zoe, assistente de inteligência artificial incluída nos planos, e módulos opcionais como comunicação por WhatsApp, CRM, tarefas, emissão de nota fiscal, integração bancária, site da clínica, e-mail da clínica e teleconsulta. Cada conta acessa os módulos contratados e os recursos comuns a todas as contas. Alguns recursos são ligados por configuração da clínica ou pelo tipo de clínica cadastrado, e não pela contratação de um módulo.

2.3. O WCare é uma ferramenta administrativa e de registro. Não realiza diagnóstico, não prescreve e não substitui o julgamento do profissional de saúde. Textos, resumos ou sugestões gerados por recursos de inteligência artificial, inclusive sugestões de conduta e de códigos de doença (CID), são rascunhos sem valor de diagnóstico ou de prescrição, sujeitos à revisão do profissional, e a decisão clínica é sempre dele.

03. DEFINIÇÕES

3.1. São adotadas as definições abaixo para a compreensão e interpretação das obrigações e direitos previstos no presente Termo:

a) ASSINATURA: a contratação do WCare, feita pelo site, com a escolha de um plano e o pagamento da primeira cobrança, ou com um consultor, pelo aceite da proposta comercial ou pela conversão de um período de teste, com o objetivo de usufruir das funcionalidades contratadas;

b) PLANO: conjunto de módulos com valor de tabela e limites de usuários ativos e de formulários ativos, publicado na página de planos do site, ou montado com o consultor na modalidade sob medida;

c) PROPOSTA COMERCIAL: documento apresentado pela Persysten e aceito pelo usuário na contratação com um consultor, que define os módulos contratados, o valor, a periodicidade da cobrança, a forma de pagamento e eventuais condições especiais. É parte integrante deste Termo;

d) MÓDULO: conjunto de funcionalidades do WCare habilitado na conta conforme o plano, os itens contratados ou a proposta comercial aceita. Alguns módulos são submódulos e dependem da contratação de um módulo principal, como a integração bancária em relação ao Financeiro e o registro da conversa em relação à Telemedicina;

e) ADICIONAL: unidade que amplia um limite do plano, como um usuário ativo ou um formulário ativo a mais;

f) CONTA: ambiente de acesso ao software, criado após o cadastro, que permite o acesso por e-mail e senha;

g) LOGIN: o e-mail informado pelo usuário no cadastro, usado para acessar o software;

h) MENSALIDADE: valor devido pelo usuário pela utilização do WCare no período contratado. Nos ciclos maiores que o mensal, o valor do ciclo inteiro é cobrado de uma vez, na forma da cláusula 7.5;

i) PERÍODO DE TESTE: prazo de uso gratuito do software, quando concedido, na forma da cláusula 6;

j) CORTESIA: dias de acesso concedidos em proposta comercial, nos quais a primeira cobrança deixa de ser emitida no ato do aceite, na forma da cláusula 6.6, e que não se confundem com o período de teste;

k) PACIENTE: pessoa física atendida pela clínica vinculada ao software, cujos dados são coletados e registrados pelo usuário;

l) INTERESSADO: pessoa que ainda não é paciente e entra em contato com a clínica por canais integrados ao WCare, como o WhatsApp e os formulários do site da clínica;

m) PRONTUÁRIO: conjunto de informações registradas pelo usuário a respeito de um paciente;

n) SENHA: sequência definida pelo usuário, utilizada com o login para acesso ao software, sujeita aos requisitos mínimos de segurança exigidos pelo sistema na tela em que é criada ou alterada;

o) SOFTWARE: sistema informatizado localizado em wcare.com.br e seus subdomínios, e as páginas públicas geradas por ele, desenvolvido e disponibilizado pela Persysten;

p) USUÁRIO: pessoa física ou jurídica contratante, e as pessoas por ela autorizadas que acessam o software com login e senha próprios;

q) ADMINISTRADOR DA CONTA: usuário com perfil de administrador da clínica, responsável pelos acessos, pelas configurações e pelas decisões de contratação dentro do software;

r) LGPD: a Lei n. 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

04. OBJETO

4.1. Este Termo define as normas de uso do WCare por todos os usuários que o acessarem. O usuário reconhece que, ao inserir conteúdos, carregar arquivos e registrar informações de saúde e dados pessoais de seus pacientes e interessados através de seu login, é o exclusivo e único responsável por essas informações e pelas autorizações necessárias ao seu uso. A mesma responsabilidade alcança os conteúdos que o usuário publica ou envia em nome da clínica pelo WCare, como o site e o blog da clínica, as mensagens enviadas pelos canais integrados e os textos gerados com apoio de inteligência artificial que ele aprova, publica, envia ou inclui no prontuário.

4.2. Acesso da Persysten aos dados da conta. A Persysten não utiliza os dados de pacientes para finalidades próprias, não os comercializa e não os utiliza para treinar modelos de inteligência artificial. O uso de dados pelos provedores de inteligência artificial segue a cláusula 12.7. O acesso da equipe de suporte da Persysten às contas é restrito às finalidades de prestar suporte, corrigir defeitos, realizar manutenção, cumprir obrigação legal e atender pedido da clínica, e somente pessoas autorizadas pela Persysten o possuem. Para essas finalidades, o acesso pode alcançar todos os módulos da unidade, inclusive, quando contratados, as conversas de WhatsApp e as caixas de e-mail conectadas ao WCare, e não depende de autorização do usuário a cada ocorrência. A Persysten se obriga a limitar o acesso ao necessário para cada finalidade e a não usar nem divulgar as informações acessadas para outros fins, observado o sigilo profissional protegido pela legislação e pelas resoluções dos conselhos de classe. Os integrantes da equipe de suporte não aparecem na lista de usuários da clínica e não ocupam vagas do plano. As alterações que fizerem em registros da conta ficam sujeitas à mesma trilha de auditoria aplicada aos usuários da clínica.

4.3. As regras completas sobre tratamento de dados pessoais estão na Política de privacidade.

05. CADASTRO, ACESSO E USO

5.1. Para contratar o WCare, o usuário deve concluir o cadastro e informar os dados solicitados em cada etapa, como nome completo, e-mail, telefone, nome da clínica, documento (CPF ou CNPJ) e, no pagamento, endereço completo e dados de faturamento, responsabilizando-se civil e criminalmente pela veracidade das informações e obrigando-se a mantê-las atualizadas.

5.2. Conferência dos dados fiscais. Antes de a assinatura ser ativada, os dados usados na cobrança e na nota fiscal são conferidos: o CEP é validado em base pública de endereços e, quando as respectivas bases estão disponíveis, a situação cadastral e a razão social do CNPJ são consultadas em base pública e o endereço é validado no sistema emissor de notas. A razão social oficial do CNPJ, quando consultada, passa a constar da nota fiscal. CEP inexistente, CNPJ em situação cadastral inativa ou recusa do endereço pelo sistema emissor impedem a ativação da assinatura até a correção dos dados.

5.3. Conta criada pelo site. A contratação pelo site é uma compra direta do plano escolhido: a conta é criada no cadastro, mas o acesso ao sistema só é liberado depois da confirmação do primeiro pagamento. O e-mail enviado após o cadastro traz um link pessoal, válido por 7 (sete) dias e renovado a cada reenvio, que confirma o e-mail informado e leva à página de pagamento. Quem prefere conhecer o sistema antes de pagar pode pedir a um consultor um período de teste, na forma da cláusula 6. Na conta aberta por consultor sem período de teste nem cortesia, o acesso também só é liberado após a confirmação do primeiro pagamento, feito por link pessoal enviado ao cliente, e o convite para criar a senha é enviado depois dessa confirmação.

5.4. O login e a senha são pessoais e intransferíveis. Cabe ao usuário guardar sigilo das credenciais, não podendo a Persysten ser responsabilizada por operações realizadas por terceiros com credenciais do usuário. O WCare oferece verificação em duas etapas, por aplicativo autenticador, WhatsApp ou e-mail, que cada usuário pode ativar no próprio perfil. A Persysten recomenda ativá-la.

5.5. O administrador da conta é responsável por criar, revisar e remover os acessos dos demais usuários da clínica, por definir as permissões de cada um e por respeitar os limites de usuários ativos do plano.

5.6. O usuário deve notificar imediatamente a Persysten caso identifique qualquer acesso não autorizado à sua conta.

5.7. O WCare pode ser acessado a qualquer hora, todos os dias, ressalvadas as interrupções previstas na cláusula 5.8.

5.8. A Persysten adota medidas razoáveis para manter o serviço operacional. O serviço pode, no entanto, sofrer interrupções temporárias por dificuldades técnicas, manutenção, atualizações ou adequações legais e regulatórias. Manutenções programadas podem ser informadas na página pública de status do WCare, acessível pelo site e pela tela de login, e a Persysten envida seus melhores esforços para que não coincidam com o horário comercial. Manutenções emergenciais podem ocorrer a qualquer hora, inclusive no horário comercial, e sem aviso prévio.

5.9. Sem prejuízo das medidas judiciais cabíveis, a Persysten poderá suspender ou cancelar a assinatura de usuários que praticarem atos ilícitos por meio do software ou que descumprirem este Termo.

5.10. O usuário é responsável por manter equipamentos, navegador e conexão compatíveis com os requisitos mínimos necessários à utilização dos serviços.

06. PERÍODO DE TESTE E CORTESIA

6.1. A contratação pelo site não inclui período de teste. A Persysten pode conceder período de teste gratuito por meio de um consultor, com a duração informada ao usuário na liberação. Na oferta divulgada no site, o teste liberado pelo consultor é de 7 (sete) dias.

6.2. O período de teste não exige cadastro de cartão de crédito, não cria contrato de cobrança e não gera cobrança automática ao seu término.

6.3. Durante o teste, o usuário tem acesso aos módulos do plano escolhido para o teste, com exceção dos módulos de comunicação por WhatsApp e chat, inclusive a Zoe no WhatsApp, de nota fiscal e de CRM, que não integram o teste. O módulo Zoe, quando integra o plano do teste, não é excluído dele e segue as condições e o limite mensal de consumo da cláusula 12.4. Os módulos de WhatsApp e de nota fiscal dependem, além disso, de credenciais e habilitações junto a terceiros. Contas de teste criadas antes desse modelo, sem plano definido na conta, mantêm os módulos liberados nela, com as mesmas exceções.

6.4. Serviços de implantação, migração de dados e treinamento não estão incluídos no período de teste e são contratados à parte, na forma da proposta comercial. O cancelamento desses serviços não gera devolução: o que já foi prestado é devido, pelas horas realizadas e pelo valor da hora da proposta, e as parcelas ainda não vencidas do que não foi prestado são canceladas.

6.5. Encerrado o teste sem contratação, o uso do sistema é bloqueado até a assinatura. Os dados inseridos permanecem guardados e podem ser exportados pelos usuários com permissão de acesso a dados pessoais de pacientes, com apoio dos canais de atendimento quando necessário, pelo prazo da cláusula 9.6, após o qual podem ser eliminados.

6.6. Cortesia em proposta. Na contratação com consultor, a proposta comercial pode prever até 7 (sete) dias de cortesia. Diferentemente do período de teste, na cortesia o contrato e a forma de pagamento já ficam definidos no aceite da proposta, inclusive com o cadastro do cartão quando essa for a forma escolhida, e as cobranças são emitidas automaticamente, sem nova ação do usuário, conforme as condições da proposta. Sem cortesia, a primeira cobrança é emitida no ato do aceite.

07. PLANOS, MÓDULOS, VALORES E PAGAMENTO

7.1. Formas de contratação. O WCare pode ser contratado:

a) Pelo site, com a escolha de um dos planos publicados na página de planos, pelo valor de tabela vigente no momento da contratação, somado aos adicionais escolhidos. O plano, o ciclo, os itens e o valor exibidos no resumo da contratação e na página de pagamento integram este Termo;

b) Com um consultor, pelo aceite de proposta comercial, que pode combinar módulos na modalidade sob medida, prever condições próprias e integra este Termo.

7.2. Base obrigatória e planos. Os módulos de Agenda e de Pacientes compõem a base obrigatória de toda contratação. A composição de cada plano, o que ele inclui e o seu valor de tabela estão descritos na página de planos do site. Os planos publicados incluem o módulo Zoe, assistente de inteligência artificial dentro do sistema, com uso mensal incluso e limite de consumo (cláusula 12.4). Contas contratadas em modelos comerciais anteriores mantêm o valor da sua contratação até eventual migração acordada com o usuário, e a inclusão da Zoe nos planos não altera esse valor. Alterações nos módulos disponíveis a essas contas seguem a cláusula 10.5.

7.3. Limites do plano. Cada plano tem limite de usuários ativos e de formulários ativos, informado na página de planos. Na data desta versão, os limites são de 2 (dois) usuários e 2 (dois) formulários no Essencial, 5 (cinco) e 5 (cinco) no Performance e 8 (oito) e 8 (oito) no Prime. No plano sob medida, os limites são os da proposta. O limite conta cadastros ativos, e não acessos simultâneos: usuários e formulários inativos não contam, e os integrantes da equipe de suporte da Persysten não ocupam vaga. O sistema impede cadastrar ou ativar acima do limite, sem desativar nenhum cadastro existente.

7.4. Itens fora dos planos. Nenhum plano inclui comunicação por WhatsApp, e com ela a Zoe no WhatsApp, emissão de nota fiscal ou integração bancária. Esses itens dependem de aprovação ou habilitação junto a terceiros e são contratados com um consultor. Na contratação pelo site, a indicação de interesse nesses itens não gera cobrança: eles só passam a ser cobrados depois de contratados e habilitados. Outros módulos, como CRM, site da clínica, e-mail da clínica e teleconsulta, podem ser contratados à parte, pelo valor de tabela ou pelo da proposta, conforme a disponibilidade em cada canal de contratação.

7.5. Ciclo e primeira cobrança. A periodicidade da cobrança pode ser mensal ou anual na contratação pelo site, e mensal, trimestral, semestral ou anual na contratação com consultor, com os descontos informados na oferta. Ciclos maiores que o mensal são cobrados à vista, pelo valor do ciclo inteiro. A primeira cobrança é emitida no ato da contratação: no pagamento pelo link de ativação, na conversão do período de teste em assinatura ou no aceite de proposta sem cortesia. O dia da contratação passa a ser o dia de faturamento do contrato, e as cobranças seguintes são geradas automaticamente pelo sistema a cada ciclo, com as funcionalidades disponíveis durante o período correspondente.

7.6. Formas de pagamento. As formas de pagamento aceitas são boleto bancário, Pix e cartão de crédito, conforme a escolha registrada na contratação. O primeiro pagamento pelo link de ativação da cláusula 5.3 aceita apenas Pix e cartão de crédito, porque o acesso é liberado na confirmação do pagamento e o boleto leva dias para compensar. No cartão de crédito, cada cobrança do contrato é lançada automaticamente no cartão cadastrado pelo usuário. O número e o código de segurança do cartão, digitados nas páginas do WCare, são repassados ao processador de pagamentos para gerar um identificador do cartão e não são armazenados pelo WCare, que guarda apenas esse identificador de forma cifrada, a bandeira, os 4 (quatro) últimos dígitos, o nome do titular e o endereço IP de quem fez o cadastro.

7.7. Área de faturamento. Dentro do software, o usuário com acesso à área de faturamento acompanha o contrato, as faturas e as notas fiscais, e pode trocar a forma de pagamento e o cartão cadastrado.

7.8. Ampliação e novos módulos. O administrador da conta pode comprar, pelo próprio software, unidades adicionais de usuário ativo e de formulário ativo, até 50 (cinquenta) por compra, pelo preço de tabela por unidade exibido antes da confirmação, sem desconto. O limite aumenta na confirmação da compra, e o valor passa a compor a próxima fatura, em qualquer ciclo, sem cobrança proporcional do período em curso. Nos ciclos maiores que o mensal, cada unidade soma à fatura o seu valor mensal multiplicado pelo número de meses do ciclo. Cada compra fica registrada na conta. A redução de unidades não é feita pelo software e deve ser solicitada ao atendimento comercial. A compra pela tela não está disponível enquanto a conta aguarda o primeiro pagamento nem para contas contratadas em modelos anteriores sem contrato de faturamento. A inclusão de novos módulos ou integrações ao longo da vigência é feita com o consultor, por aditivo ou nova proposta, e passa a compor o valor do período seguinte.

7.9. Reajuste. Os valores são reajustados anualmente, a contar do início de vigência da contratação, pela variação acumulada do IPCA no período, ou pelo índice que legalmente o substituir. Índice acumulado negativo não gera redução automática. A Persysten comunicará o reajuste com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.

7.10. Alterações de preço fora da hipótese de reajuste anual dependem de nova proposta aceita pelo usuário, ressalvada a majoração de tributos incidentes sobre o serviço, que pode ser repassada mediante comunicação prévia de 30 (trinta) dias.

7.11. Cobranças extras. A Persysten pode cobrar valores adicionais por serviços que não integram os módulos contratados, como personalizações, integrações específicas, migrações de dados e treinamentos avulsos, sempre mediante orçamento prévio e concordância expressa do usuário.

7.12. Nota fiscal. A nota fiscal de serviço correspondente a cada cobrança é emitida com base nos dados cadastrais informados pelo usuário e conferidos na forma da cláusula 5.2, e o usuário responde pela sua exatidão.

7.13. Comunicações de cobrança. O usuário autoriza a Persysten a enviar comunicações relacionadas à cobrança, como lembretes de vencimento, segunda via, avisos de atraso, avisos de recusa do cartão de crédito e confirmações de pagamento, por e-mail, WhatsApp e mensagens dentro do próprio software, ao contato financeiro indicado na contratação. Essas comunicações são operacionais e não dependem de consentimento de marketing. Os avisos da régua de cobrança são enviados uma vez por dia, pela manhã, de segunda-feira a sábado.

08. ATRASO, SUSPENSÃO E REATIVAÇÃO

8.1. Encargos. O atraso no pagamento implica multa de 2% (dois por cento) sobre o valor do título e juros de mora de 1% (um por cento) ao mês, calculados pro rata die, além de correção monetária.

8.2. Avisos. Antes da suspensão automática por atraso de pagamento, a Persysten envia comunicações escalonadas ao contato financeiro do contrato, contados os dias em relação ao vencimento do título:

Os avisos de atraso avançam uma etapa por dia de envio. Assim, um contrato que já estava em atraso quando a régua passou a acompanhá-lo recebe as comunicações em sequência, e a suspensão automática nunca é a primeira comunicação.

8.3. Suspensão. Persistindo o atraso, o acesso ao software é suspenso a partir do 25º (vigésimo quinto) dia contado do vencimento, e somente se, cumulativamente: (i) o aviso prévio de 20 (vinte) dias da cláusula 8.2 tiver sido enviado há pelo menos 5 (cinco) dias; (ii) algum dos títulos vencidos tiver instrumento de cobrança emitido, como boleto, Pix ou cobrança no cartão; e (iii) não houver indício de que a cobrança deixou de chegar ao contato financeiro. A suspensão alcança a unidade vinculada ao contrato em atraso. Quando o usuário possui unidades com contratos distintos, o atraso de um contrato não suspende as unidades vinculadas aos demais.

8.4. O que a suspensão não alcança. A suspensão restringe o uso operacional do software, e nunca o acesso do usuário aos próprios dados. Permanecem disponíveis, mesmo com a conta suspensa:

• a exportação completa dos dados da conta, incluindo os dados de pacientes e prontuários, para os usuários com permissão de acesso a dados pessoais de pacientes, gerada nas configurações da unidade ou, quando a tela de conta suspensa não levar até elas, solicitada com apoio do atendimento;
• a área de faturamento e regularização financeira e os meios de pagamento;
• as configurações da conta;
• o atendimento da Persysten pelos seus canais oficiais, como WhatsApp e e-mail, inclusive para apoiar a exportação.

As exportações avulsas feitas a partir de cada tela do sistema ficam indisponíveis durante a suspensão, e a exportação completa continua a ser o meio de obter os dados. A guarda do prontuário é obrigação legal da clínica, e a Persysten não condiciona o acesso do usuário aos dados de que ele é controlador à quitação de valores. Durante a suspensão, o site da clínica publicado pelo WCare, quando contratado, exibe aviso de indisponibilidade temporária, sem indicar o motivo.

8.5. Discrição na cobrança. Durante a suspensão, o motivo detalhado (valores, títulos e meios de pagamento) é exibido apenas aos usuários com permissão no módulo financeiro da clínica. Aos demais usuários é apresentado aviso neutro de indisponibilidade, sem menção a débito, em observância ao art. 42 do Código de Defesa do Consumidor e ao princípio da minimização.

8.6. Reativação. A reativação ocorre automaticamente, sem necessidade de pedido, quando o pagamento é identificado e nenhum título vencido do contrato permanece em aberto há 25 (vinte e cinco) dias ou mais. Títulos com atraso inferior a 25 (vinte e cinco) dias que continuem em aberto seguem sujeitos aos avisos da cláusula 8.2. Cada título mantém a sua própria cobrança e deve ser pago individualmente. A reativação é confirmada ao contato financeiro por WhatsApp e e-mail. A reativação automática alcança apenas a suspensão automática: o bloqueio aplicado manualmente pela equipe da Persysten, por qualquer motivo, inclusive atraso de pagamento, não é desfeito pelo pagamento e só é retirado pela equipe, a pedido pelos canais oficiais de atendimento. Os prazos de identificação do pagamento variam conforme o meio utilizado: Pix e cartão de crédito são identificados em minutos; boleto bancário depende da compensação bancária, que costuma levar de 1 (um) a 3 (três) dias úteis.

8.7. Comprovantes. O envio de comprovante de pagamento não reativa a conta automaticamente. O comprovante é registrado para conferência do Departamento Financeiro, e a baixa é confirmada após a identificação do crédito.

8.8. Validade do boleto. O boleto emitido permanece pagável pelo prazo definido pela instituição financeira emissora, de até 60 (sessenta) dias após o vencimento. Decorrido esse prazo, o boleto é baixado pela instituição financeira e a regularização exige a emissão de novo instrumento de cobrança, sem que isso afete a existência do débito.

8.9. Rescisão por inadimplência. Persistindo a inadimplência após a suspensão, a Persysten poderá rescindir o contrato mediante nova notificação formal, momento a partir do qual se abre a janela de exportação prevista na cláusula 9.6.

8.10. Negativação e protesto. A inscrição do usuário em órgãos de proteção ao crédito e o protesto do título somente poderão ocorrer após a rescisão formal do contrato e mediante comunicação prévia ao devedor, na forma da legislação aplicável. Os boletos da assinatura são emitidos sem instrução de protesto ou de negativação automáticos.

8.11. Estornos e chargebacks reabrem a pendência financeira e podem ensejar nova suspensão, observados os mesmos avisos e as condições da cláusula 8.3.

09. VIGÊNCIA, CANCELAMENTO E EXPORTAÇÃO DE DADOS

9.1. Este Termo vigora por prazo indeterminado, a partir da contratação, e permanece em vigor enquanto durar a assinatura.

9.2. Direito de arrependimento. O usuário que seja consumidor, nos termos do Código de Defesa do Consumidor, e que contratar fora do estabelecimento comercial pode desistir da contratação em até 7 (sete) dias contados do aceite ou da liberação do acesso, o que ocorrer por último, com devolução integral dos valores pagos, inclusive do ciclo pago à vista, nos termos do art. 49 do Código de Defesa do Consumidor. O pedido é feito pelos canais oficiais de atendimento, e a devolução é feita pelo meio de pagamento utilizado ou, quando isso não for possível, por outro meio acordado com o usuário.

9.3. Cancelamento pelo usuário. O cancelamento pode ser solicitado a qualquer tempo pelo administrador da conta, no próprio sistema, na tela Plano e faturas, ou pelos canais oficiais de atendimento, informando o motivo. A Persysten registra o pedido com número de protocolo e envia ao e-mail do usuário a confirmação, com a data em que o acesso termina e o prazo para exportar os dados. A partir do pedido, a assinatura não é renovada e nenhuma cobrança nova é emitida: os títulos com vencimento posterior ao pedido são cancelados, com as respectivas notas fiscais, e o valor de título assim que tenha sido cobrado depois do pedido é devolvido. O acesso continua até o fim do período já pago, mensal, trimestral, semestral ou anual, e é encerrado depois dele, ou antes, se o usuário pedir; encerrado o acesso, o site da clínica, quando contratado, deixa de ser publicado, preservada a exportação de dados da cláusula 9.6. Não há devolução, integral ou proporcional, de valores pagos, inclusive quando o ciclo foi pago à vista, salvo na hipótese da cláusula 9.2 e na do valor cobrado depois do pedido. Os valores vencidos antes do pedido continuam devidos.

9.4. Fidelidade e multa. Na contratação pelo site não há prazo mínimo de permanência nem multa por cancelamento, aplicando-se ao ciclo em curso o disposto na cláusula 9.3. Havendo prazo mínimo de permanência previsto na proposta comercial aceita, o cancelamento antecipado sujeita o usuário à multa ali estabelecida, calculada de forma proporcional ao período não cumprido. Não havendo previsão expressa na proposta, não há multa por cancelamento. A indicação da duração do contrato na proposta, sem multa expressa, não cria prazo mínimo de permanência.

9.5. A ausência de acesso ao software, por qualquer prazo, não implica cancelamento automático da conta. O encerramento decorre de solicitação do usuário ou de rescisão nos termos deste documento.

9.6. Exportação de dados após o término. Encerrado o contrato, por qualquer motivo, o usuário terá 60 (sessenta) dias para exportar os dados dos pacientes e os documentos inseridos na conta, pela funcionalidade de exportação, disponível aos usuários com permissão de acesso a dados pessoais de pacientes, ou, se o acesso ao software já tiver sido encerrado, mediante pedido do administrador da conta pelos canais oficiais de atendimento. Decorrido esse prazo, os dados podem ser eliminados ou anonimizados, ressalvado o que a Persysten esteja obrigada a manter por lei.

9.7. O usuário reconhece que a guarda do prontuário pelos prazos legais é obrigação sua, independentemente dos serviços prestados pela Persysten, e que deve exportar e preservar esses registros dentro do prazo da cláusula 9.6.

9.8. Enquanto durar a contratação, inclusive durante a suspensão, o WCare mantém os dados e as informações dos pacientes da conta.

9.9. Este Termo poderá ainda ser rescindido de pleno direito, independentemente de medida judicial, mediante comunicação ao usuário, nas seguintes hipóteses, preservada a exportação de dados da cláusula 9.6:

a) Pelo não pagamento das remunerações devidas, com a notificação e o procedimento das cláusulas 8.9 e 8.10;

b) Por práticas que desrespeitem a lei, a ordem pública, a moral, os bons costumes, este Termo ou a Política de privacidade;

c) Pela quebra de qualquer de suas disposições, por qualquer das partes, de forma a impedir a continuidade da execução de seu objeto.

10. RESPONSABILIDADES DA PERSYSTEN

10.1. A plataforma WCare e suas funcionalidades são apresentadas ao usuário na forma como estão disponíveis, podendo passar por aprimoramentos e atualizações, obrigando-se a Persysten a:

a) Preservar a sua funcionalidade e utilizar layout que respeite a usabilidade e a navegabilidade, sempre que possível;

b) Exibir as funcionalidades e os serviços de maneira clara, completa e precisa, de modo que exista a exata percepção das operações realizadas;

c) Proteger os dados tratados na plataforma, adotando as medidas técnicas e administrativas descritas na Política de privacidade.

10.2. A Persysten empregará seus melhores esforços para manter a disponibilidade da plataforma, e mantém página pública de status em que o usuário pode consultar a situação do serviço e as indisponibilidades informadas. Poderá ocorrer indisponibilidade temporária decorrente de manutenção necessária ou de motivo de força maior, como desastres naturais, caso fortuito, falhas nos sistemas de comunicação e acesso à internet, ou fatos de terceiros que fogem à sua esfera de vigilância, hipóteses em que a Persysten não responderá pela indisponibilidade, obrigando-se a fazer o que estiver a seu alcance para restabelecer o acesso o mais breve possível.

10.3. Ressalvado o disposto na cláusula 14 e na legislação aplicável, a Persysten não responde:

a) Por serviços prestados por terceiros contratados diretamente pelo usuário, como o provedor de e-mail da clínica, o provedor de inteligência artificial em que a clínica cadastra chave própria, o registrador do domínio da clínica, a instituição financeira da conta bancária da clínica e a plataforma de mensageria quando o número de WhatsApp conectado é da própria clínica, cabendo ao usuário conhecer os contratos, termos e condições do respectivo terceiro. Nos serviços que a própria Persysten contrata para prestar o WCare, a Persysten responde na forma deste Termo e da legislação aplicável;

b) Por falhas de acesso decorrentes de indisponibilidade da internet, quedas de energia, mau funcionamento de redes de telecomunicações, interrupções de conexão ou falhas nos equipamentos do usuário;

c) Por danos diretos ou indiretos ocasionados por eventos de terceiros, como ataques cibernéticos ou softwares maliciosos, que venham a danificar o equipamento ou a conexão do usuário;

d) Pelo conteúdo dos cadastros e registros feitos pelo usuário, cuja exatidão é de sua inteira responsabilidade, inclusive quanto às pessoas por ele adicionadas à conta.

10.4. A Persysten solicita informações pessoais somente pelos seus canais oficiais: e-mails dos domínios @wcare.com.br ou @persysten.com.br, o WhatsApp oficial de atendimento do WCare e as telas do próprio software, como o formulário de recuperação de conta. A Persysten nunca solicita a senha do usuário e não se responsabiliza por comunicações eletrônicas fraudulentas de terceiros que se façam passar pela empresa.

10.5. A Persysten poderá alterar, adequar ou remodelar o conteúdo, o layout, as funcionalidades e as ferramentas da plataforma, desde que em conformidade com a legislação brasileira, em especial a Lei n. 12.965/2014 (Marco Civil da Internet) e a LGPD, e com as diretrizes dos conselhos profissionais aplicáveis. Alterações que reduzam substancialmente funcionalidades contratadas serão comunicadas previamente.

10.6. As paralisações para manutenção, atualização e ajustes seguem a cláusula 5.8, e a responsabilidade pela indisponibilidade delas decorrente segue a cláusula 10.2 e a cláusula 14.

10.7. A Persysten não responde por lucros cessantes relacionados à suspensão do acesso realizada em conformidade com este Termo.

10.8. A Persysten poderá, a seu critério e sem obrigação, indisponibilizar temporariamente determinadas funcionalidades para minimizar riscos de falha ou de uso indevido, até que eventuais inconformidades sejam corrigidas.

10.9. A Persysten poderá restringir ou impedir o acesso de usuários em casos de suspeita fundada de fraude ou de condutas que prejudiquem o funcionamento da plataforma, incluindo a inserção de dados falsos e a utilização de meios de pagamento fraudulentos.

11. RESPONSABILIDADES DO USUÁRIO

11.1. São obrigações do usuário:

a) Utilizar o software dentro dos padrões éticos e legais, e conforme este documento;

b) Fornecer dados cadastrais precisos, verdadeiros, completos e atualizados, e manter um canal de contato apto a ser acionado pela Persysten;

c) Dispor de equipamentos compatíveis, conexão à internet e softwares atualizados;

d) Manter condições mínimas de cibersegurança, tais como filtros antispam configurados de modo a não bloquear as comunicações da plataforma, treinamento e conscientização de colaboradores, controle de acesso e senhas fortes, sendo recomendada a verificação em duas etapas;

e) Revisar periodicamente os usuários com acesso à conta e revogar o acesso de quem deixar a equipe;

f) Respeitar os direitos de propriedade intelectual da Persysten;

g) Não acessar as áreas de programação do software, seu banco de dados ou qualquer outro conjunto de informações que faça parte da atividade de administração;

h) Não realizar nem permitir engenharia reversa, tradução, descompilação, cópia, modificação, reprodução, locação, sublicenciamento, publicação, divulgação, transmissão, empréstimo ou distribuição das ferramentas do WCare;

i) Não utilizar softwares de mineração ou coleta automatizada de dados sobre a plataforma, ressalvado o uso da interface de programação na forma da cláusula 13.11;

j) Não transmitir vírus ou códigos maliciosos;

k) Não explorar maliciosamente a segurança da plataforma;

l) Responsabilizar-se exclusivamente por todas as informações inseridas no WCare, bem como por qualquer dano causado à Persysten ou a terceiros em virtude do descumprimento das obrigações aqui dispostas ou da inveracidade das informações prestadas;

m) Cumprir a legislação aplicável ao exercício da atividade de saúde, inclusive quanto ao prontuário, ao sigilo profissional, à publicidade em saúde, à telemedicina e às normas do respectivo conselho de classe;

n) Obter, quando exigido, as autorizações e o consentimento de seus pacientes e interessados para o tratamento de dados, na qualidade de controlador desses dados, e informá-los sobre o uso de recursos automatizados no atendimento, como a inteligência artificial e o registro da conversa na teleconsulta;

o) Não utilizar as funcionalidades de comunicação do WCare para envio de mensagens não solicitadas, respeitando as políticas do provedor de mensageria e a legislação aplicável, inclusive nas mensagens automáticas, como lembretes e felicitações de aniversário, e atender aos pedidos de descadastro dos destinatários;

p) Autorizar a Persysten a entrar em contato por telefone ou e-mail para verificar suas informações cadastrais. A Persysten poderá solicitar informações adicionais para fins de combate à fraude, e poderá bloquear o acesso até que a solicitação seja atendida;

q) Guardar em sigilo as credenciais de integrações cadastradas no WCare, como chaves de provedores de inteligência artificial, senhas de caixas de e-mail, certificados digitais e chaves de acesso à interface de programação, e revogá-las quando não forem mais necessárias.

11.2. A eventual remoção, bloqueio ou suspensão de conteúdo ou funcionalidade em decorrência de reclamação deve ser compreendida como demonstração de boa-fé e intenção de solução amigável de conflitos, e jamais como reconhecimento de culpa ou de infração a direito de terceiro.

12. INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL

12.1. O WCare oferece recursos de inteligência artificial, parte deles apresentada sob o nome Zoe, entre os quais:

• Zoe no WhatsApp: atendimento automático de pacientes e interessados no WhatsApp da clínica, quando a clínica habilita o atendimento automático nas configurações da Zoe e cadastra a chave de acesso da própria conta junto ao provedor de inteligência artificial (cláusula 12.2);
• Zoe dentro do sistema: assistente disponível aos usuários logados, que responde dúvidas sobre o uso do WCare e abre e acompanha chamados de suporte, e que, com o módulo Zoe contratado e a função de assistente disponível para a unidade, também consulta informações da clínica e prepara ações para confirmação do usuário (cláusula 12.4);
• Suporte da Persysten pelo WhatsApp: atendimento dos usuários no WhatsApp de suporte da Persysten, que processa as mensagens e as imagens enviadas;
• Textos do site e do blog: redação de textos de apresentação e de rascunhos de artigos, inclusive a partir de ditado do artigo, quando contratado o site da clínica;
• Sugestão de automações do CRM: proposta de automações para os funis a partir do pedido do usuário, feita pela Zoe quando contratados o CRM e o módulo Zoe, dentro do limite mensal de consumo da cláusula 12.4;
• Transcrição de áudios do WhatsApp: conversão em texto dos áudios recebidos nas conversas do módulo de Chat, por software executado no servidor do WCare;
• Registro da conversa na teleconsulta: transcrição da conversa e rascunho de nota clínica, quando contratado o submódulo correspondente (cláusula 12.6).

12.2. Zoe no WhatsApp. A Zoe no WhatsApp faz parte do módulo de comunicação por WhatsApp, cuja contratação e cobrança seguem a oferta aceita, e o atendimento automático começa quando a clínica o habilita nas configurações da Zoe. A clínica escolhe o provedor de inteligência artificial entre as opções oferecidas nas configurações e cadastra a chave de acesso obtida na conta dela junto a esse provedor. A Zoe no WhatsApp funciona somente com a chave da clínica: o uso dessa chave é regido pelo contrato entre a clínica e o provedor, inclusive quanto aos custos, e esse atendimento não utiliza conta da Persysten. Sem chave cadastrada, a Zoe não responde, a mensagem não é enviada a provedor de inteligência artificial e a conversa é transferida para a equipe da clínica, com aviso automático ao contato de que alguém da equipe vai responder. Com o provedor Google (Gemini), o modelo utilizado é definido pela Persysten; com os demais provedores, a clínica escolhe o modelo entre as opções oferecidas. A clínica define as instruções, o fluxo de atendimento, os assuntos de conhecimento e os arquivos que a Zoe utiliza, e pode restringir o atendimento automático a horários fora do expediente. Além das instruções da clínica, a Zoe segue instruções padrão da Persysten sobre a forma de conversar: no atendimento por fluxo publicado pela clínica, a Zoe não se apresenta como inteligência artificial por iniciativa própria, mas confirma que é quando o paciente pergunta diretamente; no atendimento sem fluxo publicado, a Zoe se apresenta como atendente da clínica e não se identifica como inteligência artificial, mesmo quando perguntada. Conforme a configuração, a Zoe pode, sem confirmação humana prévia, marcar e cancelar consultas (quando a clínica permite o agendamento), mover e encerrar interessados no funil, transferir a conversa para atendimento humano e enviar ao paciente os arquivos cadastrados pela clínica. O usuário é responsável pela configuração, pelo conteúdo das instruções, informações e arquivos que fornece, pela informação aos pacientes sobre o uso de atendimento automatizado, pelo atendimento por sua equipe do paciente que o pedir e pelo acompanhamento dos atendimentos realizados. As respostas geradas podem conter imprecisões e devem ser supervisionadas.

12.3. Dados de saúde. Os recursos de inteligência artificial do WCare não acessam prontuários, evoluções, respostas de anamnese, avaliações, receituários, atestados ou pedidos de exame, e o que produzem não tem valor de diagnóstico ou de prescrição, com as seguintes ressalvas, que o usuário declara conhecer:

a) na Zoe no WhatsApp, o conteúdo das mensagens da conversa, que pode incluir informações de saúde relatadas pelo próprio paciente, é processado pelo provedor de inteligência artificial escolhido pela clínica, com a chave dela, para conduzir o atendimento, junto com as informações de agenda, serviços e valores necessárias para responder e agendar;

b) na Zoe dentro do sistema, a assistente pode consultar os dados da conta necessários para responder ao usuário, como usuários, permissões, títulos e contratos, e processa as mensagens que o usuário enviar a ela. Com a função de assistente disponível, também consulta cadastro de pacientes, agenda, orçamentos, a lista de formulários de anamnese e o resumo financeiro. Tudo isso, inclusive informação de saúde que conste das mensagens, da agenda, do cadastro ou dos orçamentos, é processado pela conta da Persysten junto ao Google (Gemini), na forma das cláusulas 12.4 e 12.7;

c) no registro da conversa da teleconsulta, a transcrição e o rascunho de nota clínica são gerados na forma da cláusula 12.6, por software executado em infraestrutura operada pela Persysten, sem envio a provedor externo de inteligência artificial;

d) no suporte da Persysten pelo WhatsApp, as imagens enviadas seguem inteiras ao provedor de inteligência artificial e podem mostrar qualquer informação que estava na tela, inclusive dados de pacientes, razão pela qual o usuário não deve enviar ao suporte imagens com esses dados;

e) a transcrição dos áudios recebidos pelo WhatsApp, que podem conter relato de saúde, é feita por software executado no servidor do WCare, sem envio a terceiros;

f) o ditado por voz, oferecido em telas como evolução, receituário, atestado e a Zoe, usa o reconhecimento de fala do próprio navegador, e o WCare recebe apenas o texto. No Google Chrome, o áudio ditado é processado em servidores do Google, fora de contrato com a Persysten, e quem não deseja esse envio não deve usar o ditado;

g) com a função de assistente disponível, o profissional pode pedir que a Zoe organize o texto que ditou ou escreveu nas telas de evolução, de avaliação e de sessão da quiropraxia, de receituário e de atestado. Esse texto, que é informação de saúde, é processado pela conta da Persysten junto ao Google (Gemini) e volta ao mesmo campo como sugestão: a Zoe não lê o restante do prontuário, e cabe ao profissional conferir o texto organizado antes de salvar, pois ele pode conter imprecisões.

12.4. Zoe dentro do sistema. A função de suporte da Zoe fica disponível para os usuários logados, independentemente da contratação de módulo. A função de assistente e as automações da Zoe, como a sugestão de automações do CRM, dependem do módulo Zoe contratado. A função de assistente só é habilitada quando, além disso, a Persysten a disponibiliza para a unidade e a unidade está com o pagamento em dia, e respeita as permissões de cada usuário. Esses recursos são processados pela conta da Persysten junto ao Google (Gemini), sem uso de chave ou de configuração de inteligência artificial da clínica. O módulo Zoe inclui um limite mensal de consumo por unidade, contado a cada mês civil, e o percentual utilizado fica visível no sistema. Atingido o limite, a função de assistente e as automações da Zoe ficam indisponíveis até o início do mês seguinte, sem cobrança de consumo adicional, e a função de suporte não é afetada por esse limite. Nenhuma alteração proposta pela assistente, como reagendar, cancelar, cadastrar paciente, enviar formulário ou criar e aprovar orçamento, é executada sem que o usuário a confirme expressamente na tela, e a confirmação expira se não for dada em poucos minutos. O usuário que confirma a ação responde por ela como se a tivesse realizado diretamente.

12.5. Conteúdo gerado. Textos gerados por inteligência artificial, inclusive os do site e do blog, devem ser revisados pelo usuário antes de publicados, enviados ou incluídos em qualquer registro. Os recursos de redação do site não criam números, depoimentos, preços, nomes de profissionais ou registros em conselho, que devem ser informados pela clínica.

12.6. Registro da conversa na teleconsulta. Quando o submódulo estiver disponível para contratação e for contratado pela clínica:

a) o áudio de cada participante da chamada é convertido em texto por software executado em infraestrutura operada pela Persysten, identificando se a fala é do profissional ou do paciente. O áudio é apagado depois que o texto é entregue ao WCare, ou quando o WCare indica que não há registro a fazer para aquela chamada. Se o WCare não responder ou o texto não for entregue, o áudio permanece guardado nessa infraestrutura, sem prazo automático de eliminação, até ser reprocessado ou eliminado pela Persysten. O texto fica guardado na conta da clínica;

b) ao encerrar a chamada, a inteligência artificial pode redigir um rascunho de nota clínica, com queixa, histórico, sintomas, medicamentos, alergias, observações e sugestões de conduta e de códigos de doença (CID), sem valor de diagnóstico ou de prescrição. O rascunho fica separado do prontuário e só é incluído como evolução se o profissional o aceitar, podendo editá-lo antes, e a evolução assim criada não é assinada automaticamente;

c) as opções de registro e de rascunho vêm ligadas por padrão em cada chamada e podem ser desligadas pelo profissional, e desligar o registro desliga também o rascunho;

d) cabe à clínica e ao profissional informar o paciente e obter o consentimento exigido antes de usar o recurso, inclusive quando a clínica utiliza termo de consentimento próprio, adaptar o termo de consentimento padrão, que não menciona o registro da conversa (cláusula 13.8), desligar o registro quando o paciente não concordar e revisar integralmente o rascunho. O profissional responde pelo conteúdo que incluir no prontuário.

12.7. Provedores e privacidade. Os recursos que utilizam provedores externos de inteligência artificial processam os dados fora do Brasil. Nos recursos que usam chave de acesso própria da clínica, como a Zoe no WhatsApp, as condições de uso dos dados pelo provedor, inclusive quanto ao treinamento de modelos, são as do contrato entre a clínica e o provedor. Nos recursos que usam a conta da Persysten, como a Zoe dentro do sistema e as automações da Zoe, o provedor atua como suboperador da Persysten, nas condições contratadas por ela com o provedor, na forma da cláusula 16.5, inclusive quando os dados processados contêm informação de saúde. O tratamento de dados envolvido, inclusive quais dados são enviados a cada provedor e em qual país, está descrito na seção sobre uso de inteligência artificial da Política de privacidade.

12.8. A Persysten pode estabelecer limites razoáveis de uso dos recursos de IA para prevenir abuso e preservar a disponibilidade do serviço, como número diário de mensagens por usuário e de textos gerados por unidade. Atingido o limite, o recurso fica indisponível até o dia seguinte. Esses limites diários se somam ao limite mensal de consumo do módulo Zoe (cláusula 12.4).

13. MÓDULOS COM REGRAS PRÓPRIAS E SERVIÇOS DE TERCEIROS

13.1. Determinados módulos dependem de serviços operados por terceiros, entre eles provedores de mensageria (WhatsApp), instituições financeiras e processadores de pagamento (boleto, Pix e cartão), emissores de nota fiscal, prefeituras, autoridades certificadoras e prestadores de assinatura digital, provedores de inteligência artificial, provedores de e-mail da clínica, registradores de domínio e serviços de publicação e segurança de sites.

13.2. O uso desses módulos sujeita o usuário também aos termos e às políticas do respectivo terceiro, e pode exigir credenciais, habilitações, certificados digitais ou aprovações próprias, cuja obtenção é de responsabilidade do usuário quando dele dependerem. Custos cobrados diretamente por terceiros em razão do uso do usuário, como tarifas da plataforma de mensageria na conta da própria clínica, uso de provedor de inteligência artificial com chave própria, como o da Zoe no WhatsApp, registro de domínio e contratação do provedor de e-mail, são do usuário, salvo disposição diferente na oferta.

13.3. A Persysten não responde por indisponibilidade, alteração unilateral, mudança de política, recusa de aprovação ou descontinuidade dos serviços desses terceiros. Nessas hipóteses, envidará esforços razoáveis para oferecer alternativa equivalente ou, não sendo possível, ajustar a contratação de forma proporcional.

13.4. Nota fiscal da clínica. A emissão de nota fiscal de serviço pela clínica depende da contratação do módulo, do cadastro da unidade no emissor fiscal integrado, feito na implantação, e dos sistemas das prefeituras. A clínica responde pelos dados fiscais das notas, como código de serviço, alíquota, retenções, discriminação e dados do tomador, informados nos cadastros de serviços, pacientes e clientes. O módulo é contratado por pacote mensal de notas, e as notas emitidas acima do pacote são cobradas conforme a oferta. A nota rejeitada ou cancelada não é reemitida automaticamente. A Persysten não responde por indisponibilidade, rejeição ou exigência cadastral dos sistemas das prefeituras e do emissor.

13.5. Assinatura digital e certificado. Documentos clínicos podem ser assinados com certificado digital ICP-Brasil do profissional, importado para o WCare ou mantido em nuvem, por meio do prestador de assinatura integrado, ou, sem certificado, com assinatura eletrônica simples confirmada pela senha do usuário. Documento assinado não pode ser editado e traz código para validação pública. A validade jurídica de documentos assinados eletronicamente pelo WCare observa a Lei n. 14.063/2020 e a MP n. 2.200-2/2001, conforme a modalidade utilizada, e cabe ao profissional escolher a modalidade exigida para cada documento pela norma aplicável e manter sob sigilo a senha do certificado. Pela Lei n. 14.063/2020, os documentos de profissional de saúde relacionados à sua área de atuação exigem assinatura eletrônica avançada ou qualificada, e os atestados médicos e as receitas de medicamentos sujeitos a controle especial exigem assinatura qualificada, com certificado ICP-Brasil. A assinatura eletrônica simples do WCare não substitui essas modalidades. Evoluções e pedidos de exame são assinados no WCare apenas na modalidade simples. Quando o WCare oferece a compra de certificado digital, a Persysten realiza a venda e a cobrança, e a validação da identidade do titular, feita por videoconferência, a emissão e a validade do certificado cabem à autoridade certificadora, conforme as normas da ICP-Brasil.

13.6. Site e blog da clínica. Quando contratado o site da clínica:

a) a clínica registra e mantém o domínio em seu nome, arca com o custo do registro e configura o DNS conforme as instruções do WCare. A posse do domínio é verificada antes da publicação, e sem domínio verificado e ativo o site não é publicado. A publicação depende também da conclusão da configuração técnica pela Persysten, e o editor do site pode ficar disponível antes de a publicação estar ativa;

b) a clínica é responsável por todo o conteúdo publicado, como textos, imagens, preços, depoimentos, artigos e textos gerados com apoio da inteligência artificial, e pela observância das normas de publicidade do respectivo conselho profissional. O site só é publicado com a indicação do responsável técnico e do seu registro no conselho, e cada artigo do blog precisa de autor que seja usuário ativo da clínica, cujo nome e registro no conselho são exibidos;

c) os formulários de contato e de agendamento do site coletam dados de contato e o pedido do visitante, com autorização por texto padrão fornecido pelo WCare, e os pedidos são encaminhados ao funil de atendimento configurado pela clínica, quando houver, e, no agendamento, à agenda da clínica. Sem funil configurado, o pedido de contato fica registrado, mas não aparece para a equipe no sistema. A clínica é a controladora desses dados e deve informar os visitantes sobre o tratamento, inclusive por política de privacidade própria indicada no site;

d) com a unidade suspensa, o site exibe aviso de indisponibilidade temporária, e ao término da contratação o site deixa de ser publicado. O domínio continua sendo da clínica.

13.7. E-mail da clínica. Quando contratado, o WCare conecta caixas de e-mail que a clínica já possui junto ao seu provedor, até o limite de caixas por unidade informado na oferta, sem hospedar o e-mail. A clínica responde pela conta no provedor, pelas credenciais que informa e pelo cumprimento dos termos do provedor. A senha da caixa é guardada de forma cifrada e usada para que o sistema leia e envie mensagens em nome da caixa. Cada caixa tem ao menos um gestor, que define quem da equipe a acessa, e a equipe de suporte da Persysten pode acessá-las na forma da cláusula 4.2. Quando configurado, as comunicações do sistema a pacientes saem pela caixa da clínica. Documentos clínicos, como receituários, atestados e pedidos de exame, ficam registrados na pasta de enviados; boletos, Pix, links de pagamento, cartões presente e links de teleconsulta saem pela caixa, mas não ficam guardados nela.

13.8. Teleconsulta. Quando contratado o módulo de Telemedicina, a videochamada ocorre em infraestrutura operada pela Persysten, sem gravação de vídeo, com link pessoal do paciente de validade limitada e sala de espera. Enquanto a clínica mantém a exigência de consentimento, ligada por padrão, o paciente aceita o termo de consentimento antes da chamada, e a clínica que desliga essa exigência responde por obter o consentimento por outro meio. A clínica pode usar o termo padrão do WCare ou texto próprio. O termo padrão trata da teleconsulta e da ausência de gravação de vídeo, mas não menciona o registro da conversa nem o rascunho de nota clínica da cláusula 12.6, e a clínica que usa esses recursos deve adaptá-lo. A clínica responde pelo conteúdo do termo próprio que utiliza e pela adaptação do termo padrão ao seu caso. A clínica pode exigir pagamento antes da entrada na sala, o que depende de integração bancária. Ao encerrar, o prontuário recebe o registro da ocorrência da teleconsulta, e a evolução clínica é feita pelo profissional. A clínica e o profissional respondem pelo cumprimento das normas do respectivo conselho sobre o exercício profissional na telemedicina, inclusive quanto à adequação da modalidade ao caso, ao consentimento, ao registro em prontuário e à emissão de documentos, sem prejuízo das obrigações que a legislação atribua à Persysten como fornecedora da plataforma. A conexão depende da rede de cada participante, e redes com bloqueios restritivos podem impedir a chamada. O envio do link por WhatsApp exige número próprio da clínica conectado ao WCare. O registro da conversa segue a cláusula 12.6.

13.9. WhatsApp. O módulo de Chat utiliza a plataforma oficial do WhatsApp para empresas, no número da própria clínica, e depende da aprovação da conta e dos modelos de mensagem pela plataforma. Ao conectar o número, o histórico recente de conversas, contatos e mídias pode ser importado para o WCare, conforme as regras da plataforma. A clínica responde pelo uso do número, pelo conteúdo das mensagens e pelo cumprimento das políticas da plataforma. A clínica também pode usar o número central do WCare somente para enviar confirmações e lembretes de agendamento aos pacientes. Nesse caso, a conta na plataforma é da Persysten, a plataforma atua como suboperadora da Persysten na forma da cláusula 16.5, e o chat e a Zoe no WhatsApp não ficam disponíveis nesse número.

13.10. CRM. Quando contratado, o CRM organiza interessados e oportunidades em funis, inclusive os que chegam por conversas de WhatsApp de contatos ainda sem cadastro e os pedidos do site da clínica encaminhados a um funil na forma da cláusula 13.6. A clínica é a controladora dos dados desses interessados e responde pela base legal do contato com eles.

13.11. Interface de programação (API). A clínica pode gerar chaves de acesso à interface de programação do WCare, com permissões e validade, para integrar sistemas próprios ou de terceiros. Conforme as permissões concedidas, as chaves permitem consultar, criar, alterar e excluir cadastros de pacientes, e criar, alterar, confirmar e cancelar agendamentos. A clínica responde pela guarda das chaves, pelos sistemas que as utilizam e pelas operações realizadas com elas.

14. LIMITAÇÃO DE RESPONSABILIDADE

14.1. O usuário compromete-se a verificar a veracidade e a exatidão das informações inseridas no WCare, não respondendo a Persysten pelo conteúdo ali registrado.

14.2. Ressalvadas as hipóteses de dolo, culpa grave e as previsões legais que não admitem limitação, a Persysten não responderá por danos indiretos ou lucros cessantes decorrentes de: (i) indisponibilidade ou funcionamento parcial do software; (ii) condutas adotadas pelo usuário ou por terceiros a partir de informações registradas na plataforma; (iii) uso da plataforma em desconformidade com este Termo ou com a Política de privacidade; (iv) uso em desconformidade com a lei; (v) falhas de sistema, servidor ou rede, ou interações maliciosas de terceiros; (vi) indisponibilidade do profissional de saúde ou falha de comunicação dentro dos períodos demarcados no agendamento; (vii) respostas e ações de recursos de inteligência artificial executadas conforme a configuração, as instruções e o conteúdo fornecidos pelo usuário, ou textos gerados que o usuário publicar, enviar ou incluir em registro sem revisão; (viii) falhas de conexão da teleconsulta decorrentes da rede ou dos equipamentos dos participantes.

14.3. As limitações desta cláusula não afastam as obrigações da Persysten previstas na LGPD nem a sua responsabilidade na qualidade de operadora ou de controladora de dados pessoais.

15. PROPRIEDADE INTELECTUAL

15.1. A Persysten concede ao usuário uma licença limitada, temporária, não exclusiva e não transferível de uso do WCare, restrita ao necessário para o cumprimento das obrigações e a fruição dos direitos previstos neste Termo, durante a vigência da contratação.

15.2. Todos os direitos relativos ao software WCare e às suas funcionalidades são de titularidade da Persysten, inclusive quanto a textos, imagens, gráficos, marcas, layouts, códigos, estrutura de bases de dados e demais conteúdos desenvolvidos direta ou indiretamente pela empresa. É expressamente proibida a utilização, sem autorização prévia, de qualquer conteúdo ou marca apresentados no software.

15.3. Os dados inseridos pelo usuário são do usuário. A propriedade da Persysten sobre a estrutura e o software não alcança o conteúdo registrado na conta, como cadastros, prontuários, documentos e registros financeiros, que permanece do usuário e de seus pacientes, e que pode ser exportado na forma deste Termo.

15.4. Site da clínica. Os modelos de site oferecidos pelo WCare, com seus layouts, estrutura, código e elementos visuais, são da Persysten e são licenciados à clínica somente enquanto durar a contratação do módulo, e o rodapé do site exibe crédito ao WCare. Os textos, imagens, marcas e artigos inseridos pela clínica continuam sendo dela, e a clínica garante ter os direitos necessários sobre eles.

15.5. Textos gerados por IA. A Persysten não reivindica titularidade sobre os textos gerados pelos recursos de inteligência artificial a pedido do usuário, que pode utilizá-los na sua atividade e responde pela revisão e pelo uso que deles fizer.

15.6. Desenvolvimento sob encomenda. Personalizações e módulos desenvolvidos sob encomenda, na forma da cláusula 7.11, passam a integrar o software WCare e são de titularidade da Persysten, salvo disposição diferente na proposta comercial.

15.7. O usuário assume responsabilidade civil e criminal pela utilização indevida e não autorizada dos direitos de propriedade intelectual da Persysten ou de terceiros.

15.8. O uso comercial da expressão “WCare”, e de expressões semelhantes com grafia diferenciada, como marca, nome empresarial ou nome de domínio, assim como os conteúdos das telas da plataforma, os programas de computador, as bases de dados e as redes, são de propriedade da Persysten e estão protegidos pelas leis e tratados de propriedade intelectual, incluindo as Leis Federais n. 9.609/98, 9.610/98, 9.279/96 e 10.406/2002.

15.9. O acesso ou uso do conteúdo e dos serviços da plataforma não confere ao usuário qualquer direito de uso sobre nomes, títulos, marcas, patentes, nomes de domínio, imagens, ilustrações e demais elementos disponibilizados pela Persysten.

15.10. É vedada a reprodução, distribuição ou divulgação, total ou parcial, dos textos, figuras e gráficos que compõem a plataforma, sem prévia e expressa autorização da Persysten.

16. PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

16.1. As partes declaram que cumprirão integralmente a legislação vigente sobre proteção de dados, sobretudo a Lei n. 13.709/2018 (LGPD), bem como os padrões de segurança da informação aplicáveis.

16.2. Frente aos dados de pacientes e de interessados, o usuário é o CONTROLADOR, pois é quem os obtém no atendimento e decide sobre o seu tratamento, e a Persysten é a OPERADORA, que os trata em nome do usuário, conforme as suas instruções e na forma deste Termo, desde que essas instruções não sejam ilegais ou contrárias às boas práticas de proteção de dados. Isso inclui os dados que pacientes e interessados informam diretamente em telas geradas pelo WCare em nome da clínica, como os formulários do site da clínica, o agendamento online, a sala de teleconsulta e os formulários enviados por link.

16.3. Frente aos dados do próprio usuário e de seus colaboradores, a Persysten é a CONTROLADORA, uma vez que coleta esses dados para viabilizar a contratação e a prestação do serviço, inclusive a conferência dos dados fiscais em bases públicas, e para as demais finalidades indicadas na Política de privacidade, onde está o detalhamento.

16.4. A Persysten declara ter adotado medidas técnicas e administrativas voltadas a assegurar a confidencialidade, a disponibilidade e a integridade dos dados pessoais por si tratados, na qualidade de operadora ou de controladora.

16.5. A Persysten poderá contratar suboperadores para a execução de parte do tratamento, nas condições de segurança e de proteção de dados contratadas pela Persysten com cada um. A relação atualizada dos suboperadores consta da Política de privacidade.

16.6. Cada parte responde pelo tratamento de dados que realiza. A Persysten não responde pelo tratamento inadequado realizado pelo usuário, inclusive quanto à base legal do tratamento dos dados de seus pacientes e ao dever de informá-los. Os textos padrão que a Persysten fornece para apoiar esse dever, como o termo de consentimento da teleconsulta e a autorização dos formulários do site, devem ser conferidos pelo usuário e complementados quando não atenderem ao seu caso, especialmente ao ativar recursos como o registro da conversa.

16.7. Requisições de titulares de dados de pacientes devem ser dirigidas ao usuário, na qualidade de controlador. A Persysten apoiará o usuário no atendimento dessas requisições, na medida da sua função de operadora.

16.8. Incidentes de segurança serão comunicados na forma prevista na seção sobre incidentes de segurança da Política de privacidade.

17. DISPOSIÇÕES GERAIS

17.1. Ao aceitar o presente documento, o usuário declara sua ciência e concordância com todas as condições aqui dispostas. Situações não previstas serão tratadas pelos canais de atendimento, buscando solução de comum acordo, observada a legislação aplicável.

17.2. A nulidade de qualquer cláusula não afeta as demais disposições, que permanecerão inteiramente aplicáveis na máxima extensão permitida pelas leis aplicáveis.

17.3. Este Termo poderá ser atualizado para adequação legal, jurídica ou por necessidade operacional. As novas condições entrarão em vigor 10 (dez) dias após a publicação e serão comunicadas por e-mail. Alterações de preço e de limites do plano seguem também os prazos das cláusulas 7.9 e 7.10. Caso o usuário não concorde com a alteração, poderá solicitar o cancelamento dentro desse prazo, sem multa por cancelamento antecipado, hipótese em que o vínculo se encerra, sem prejuízo da cobrança de valores já vencidos. A ausência de manifestação no prazo será entendida como aceite. A data de vigência e a data da última atualização ficam indicadas no topo desta página.

17.4. Este Termo não cria qualquer vínculo societário, de joint venture, mandato, representação, parceria, consórcio, associação, grupo econômico ou empregatício entre as partes, que permanecem entidades independentes e autônomas.

17.5. A plataforma WCare adota a data e o horário oficiais de Brasília.

17.6. A tolerância quanto ao descumprimento de qualquer obrigação não implica novação nem renúncia ao direito de exigir o seu cumprimento.

17.7. Este Termo de uso é regido pelas leis vigentes na República Federativa do Brasil. Para dirimir eventuais conflitos, as partes elegem o Foro da Comarca de Timbó/SC, ressalvada, nas relações de consumo, a faculdade do consumidor de ajuizar a demanda no foro de seu domicílio.

Última alteração: 30 de setembro de 2026. Vigência desta versão: a partir de 10 de outubro de 2026.